Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных

Форма обратной связи, заказ, регистрация, заявка на звонок или подписка обычно означают, что владелец сайта организует обработку персональных данных. Статья 22 закона № 152-ФЗ устанавливает общее правило: до начала обработки оператор уведомляет Роскомнадзор. Исключения существуют, но их нужно проверять применительно ко всем процессам, а не только к одной форме.

С чего начать

Не заполняйте уведомление по памяти. Сначала составьте карту обработки: чьи данные вы получаете, с какой целью, на каком основании, где храните, кому передаёте и когда удаляете. Учтите сайт, CRM, почту, телефонию, бухгалтерию, сотрудников и бумажные документы.

Что подготовить для заполнения

• точное наименование или ФИО оператора и контакты;
• цели обработки, сформулированные отдельно;
• категории субъектов и данных для каждой цели;
• правовые основания и перечень действий с данными;
• описание мер защиты и ответственного лица;
• адреса баз данных и сведения о месте их нахождения;
• дату начала обработки и условия её прекращения;
• сведения о трансграничной передаче, если она действительно есть.

Как заполнить уведомление

Заполняйте форму по карте обработки, а не универсальному образцу. Для каждой цели сопоставьте категории людей, состав данных, основания, действия и используемые системы. Перед отправкой сверьте наименование, ИНН, адреса и контакты с актуальными реквизитами, а описание процессов — с политикой и фактическими настройками сайта.

Как подать уведомление

На официальном портале Роскомнадзора доступна электронная форма уведомления ↗. Способ подписания и отправки выбирайте из вариантов, которые портал предлагает на момент подачи.

Как проверить уведомление в реестре

После обработки заявления найдите оператора в официальном реестре Роскомнадзора ↗ по наименованию или ИНН. Сверьте цели, категории данных, адрес и дату начала обработки. Сам факт отправки формы ещё не подтверждает, что запись уже появилась и все сведения перенесены без ошибок.

Когда обновлять сведения

Переезд базы, новая цель, смена адреса, подключение другого обработчика или прекращение обработки могут потребовать изменения ранее поданных сведений. Поэтому уведомление полезно включить в чек-лист любого заметного изменения сайта и инфраструктуры.

Частые ошибки

• уведомление описывает только клиентов, но не обращения и работников;
• указана одна абстрактная цель «ведение деятельности»;
• перечень систем не совпадает с фактической схемой;
• после подключения CRM сведения не обновили;
• публичная политика противоречит записи в реестре.

После подачи сопоставьте три документа: уведомление, внутренний перечень процессов и опубликованную политику. У них может отличаться уровень детализации, но не факты.

Читайте также